|
Dineshvs
| |
| | Thursday, December 22, 2005 - 11:10 am: | 
| 
|
आधी सगळे शिवाजी फ़ॉंटमधे थेट लिहिले होते. ते परत युनिकोडमधे टाईप करतोय. म्हणुन थोडा विलंब झालाय
खुपश्या अभ्यासक्रमातला एखादा भाग असा असतो कि शिकताना तो खुप कंटाळवाणा वाटतो. त्यावेळच्या अननुभवी मनाला तो अनावश्यक पण वाटतो. पण पुढे आपल्या लक्षात येते कि तो भाग किती मह्त्वाचा होता ते.
रीडिंग ओफ़ लेजर अकाउंट्स हा आमच्या अभ्यासक्रमातला तेंव्हा कंटाळवाणा वाटलेला भाग आता मात्र खुपच उपयोगी वाटतो. आपण सुरवातीलाच बघितले कि अकाउंटन्सी बरिचशी माहिती नेटक्या स्वरुपात तुमच्यापुढे ठेवते. पण त्या माहितीचा अर्थ कसा लावायचा, ऊपयोग कसा करुन घ्यायचा हे तर आपल्यालाच ठरवायचे असते ना. आणि आजच्या ईलेक्ट्रॉनिक जमान्यात देखील याला पर्याय नाही.
ट्रायल बॅलन्स टॅली करणे हा एक महत्वाचा अडथळा पार केला कि ह अभ्यास सुरु होतो.
एकेक अकाउंट अभ्यासत आम्ही पुढे जातो. या अभ्यासात लक्षात ठेवायच्या काहि गोष्टी.
या अकाउंटशी संबंधित सगळे व्यवहार ईथे नोंदवलेत का ? या अकाउंटशी संबंधित नसलेले काहि व्यवहार ईथे चुकुन नोंदवले गेलेत का ? आणि एखाद्या त्रयस्थ कागदपत्रावरुन ईथल्या व्यवहारांची खातरजमा करुन घेता येईल का ?
आता समजा आपण टेलिफ़ोन एक्स्पेन्सचे अकाउंट बघतोय. तर त्यात काय दिसेल ? आपल्याला ईथे टेलिफ़ोन नंबर दिसला पाहिजे. जर दर महिन्याला बिल येत असेल तर त्यात अकरा पेमेंटच्या एंट्रीज दिसायला हव्यात. बाराव्या महिन्याचे बिल येणे बाकि असणार. जर दोन महिन्यानी बिल येत असेल तर तिथे पाच एंट्रीज दिसणार. या सर्व बिलात जर फ़ार चढ ऊतार दिसत असतील तर, त्याची कारणे समजली पाहिजेत. ज्या काळाचे बिल जास्त असेल त्या महिन्यात सेल जास्त असावा, किंवा सेल्स एन्क्वायरिज, फ़ॉलो अप जास्त झाला असेल. टेलिफ़ोनचे दर वाढलेले असतील. जर एखाद्या महिन्याची एंट्री दिसत नसेल तर, त्या महिन्याचे पेमेंट कुठल्यातरि भलत्याच अकाउंYअमधे गेलेले असावे. एखादे पेमेंट झालेले नसण्याची शक्यता फ़ारच कमी, करण मग पुढचे बिल किंवा पेमेंट जास्त रकमेचे झालेले असले पाहिजे. आणखी एक शक्यता म्हणजे ते बिल दुसर्‍या कुणीतरी म्हणजे मालकाने वैयक्तिक रित्या पण चुकते केले असले पाहिजे. म्हणजे एखादी नसलेली एंट्री किती शक्यताना जन्म देते ते बघा.
आता समजा आपण रेंट पेड हे अकाउंट बघतोय. तर त्यात समजा मधल्याच एखाद्या महिन्याचे भाडे बाकिच्या महिन्यांच्या भाड्यापेक्षा कमी दिसत असेल तर त्यातुन काय अर्थ निघु शकतो बरं ?
तर त्या दरम्यान तुमची रेंट आॅग्रीमेंट संपली असेल व नवी आॅग्रीमेंट करण्यात काहि दिवस गेले असतील. किंवा एखाद्या दुरुस्तीचे पैसे, मालकाच्या स.मतीने रेंटमधुन कापुन घेतले असतील. अश्यावेळी एक एंट्री पास करावी लागेल. म्हणजे ईथे असे झालेले असेल. कि काहि तातडीची दुरुस्ती तुम्ही करुन घेतलेली असणार. तेंव्हा झालेला खर्च तुम्ही रिपेअर्स खर्चाला डेबिट केलेला असणार. मग तुमचे मालकाशी बोलणे झाले असणार, मग तो म्हणाला असेल कि पुढच्या रेंट पेमेंटमधुन तेवढे पैसे वळते करुन घ्या. आता ईथे काहि गोष्टी लक्षात घ्या. जरी तुम्ही रेंट पेमेंट कमी केलेले असले तरी तुमचा रेंटवरचा खर्च कमी झाला होता का ? तसेच जरी तुम्ही रिपेअर्स वर खर्च केला असला, तरि तो तुमचा खर्च होता का ? या दोन्ही प्रश्णांची उत्तरे नकारार्थी आहेत. म्हणुन तुमचा रिपेअर्स वरचा खर्च कमी करुन रेंट वरचा खर्च वाढवायचा आहे. आता यासाठी आपल्याला एक जर्नल एंट्री पास करावी लागणार. म्हणजे रेंट ला डेबिट करुन रिपेअर्स ला क्रेडिट करावे लागणार.
आता तुम्ही एकाच प्रकारचा माल विकत असाल तर पर्चेस अकाऊंटमधे त्याची क्वांटिटी सुद्धा देता येते. काहि पर्चेस नगात देता येतील, तर काहि टनात. ईथे मात्र बारा महिन्यांच्या बारा एन्ट्रीज दिसल्याच पाहिजेत. कारण सप्लायर्सची बिले मिळेपर्यंत, पर्चेस रगिस्टर आपण क्लोज करणार नाही. जर तुम्ही एकापेक्षा जास्त प्रकारचा माल विकत असाल तर त्या प्रत्येक मालासाठी तुम्ही एक पर्चेस अकाऊंट ऊघडु शकता. किंवा ऊघडावे.
तुम्हाला हे माहित आहेच कि या सर्व एन.ट्रीज डेबिट साईडला येणार. मग या पर्चेस अकाऊंटच्या क्रेडिटला काहि एंट्रीज येऊ शकतात का ? . समजा तुम्ही खरेदी केलेल्या मालातला काहि भाग, तुम्ही तुमच्या सप्लायरला परत केला. तर त्याची नोंद करताना तुम्ही कशी कराल ? हा जो व्यवहार आहे, तो आहे एक्झॅटली तुमच्या खरेदीच्या विरुद्ध. त्यामुळे पर्चेस नोंदवताना ज्या अर्थी तुम्ही पर्चेसला डेबिट आणि सप्लायरला क्रेडिट देता, त्या अर्थी पर्चेस रिटर्न नोंदवताना, तुम्ही सप्लायरला डेबिट आणि पर्चेसला क्रेडिट करणार. आणि याचे पोस्टिंग तुम्ही अर्थातच पर्चेस अकाऊंटच्या क्रेडिटला करणार. आता यातहि तुम्ही क्वांटिटी देऊ शकाल.
या अकाऊंटचा अभ्यास करताना, तुम्हाला तुम्ही खरेदी केलेल्या मालातला, नेमका किती माल परत करावा लागतो, हे कळेल.
जशी खर्चाची अकाऊंट्स अभ्यासली जातात, तशीच मिळकतीची अकाऊन्ट्स पण अभ्यासली जातात. तिथेहि हेच लॉजिक लावायचे. ईथेहि तुम्हाला त्या मिळकतीतले चढऊतार समजु शकतात.
यानंतर महत्वाचा ग्रुप असतो तो म्हणजे तुमचे ग्राहक आणि सप्लायर. तुम्ही दुकानात गेल्यावर, आज रोख, ऊद्या ऊधार. वैगरे पाट्या वाचल्या असतीलच. हा नियम फ़क्त तुम्हा आम्हा सामान्य ग्राहकांसाठीच. प्रत्यक्ष व्यवहारात, बहुतांशी व्यवहार, हे ऊधारीवरच होतात.
नेमकि किती ऊधारी द्यायची, ते त्या त्या ऊद्योगावर, बाजारपेठेवर आणि त्या व्यक्ती वा संस्थेशी असणार्‍या तुमच्या मैत्रीवर अवलंबुन आहे. याना क्रेडिट तर्म्स असा शब्द आहे. तीस दिवस, पंचेचाळीस दिवस, नव्वद दिवस अह्या साधारणपणे या तर्म्स असतात. तर हि माहिती त्या अकाऊंटबरोबर नोंदवता येते.
आणि या अकाऊंटमधल्या एंट्रीजवर याचा प्रभाव असणारच. आता हे तुम्हाला माहित आहेच, कि या अकाऊंटच्या डेबिट साईडला सेल्स ईनवॉईसच्या एंट्रीज असणार आणि क्रेडिट साईडला या पार्टीकडुन मिळालेल्या पेमेंट्सच्या एंट्रीज असणार. या अकाऊंटचा अभ्यास करताना, या दोघांची सांगड घालणे अतिषय महत्वाचे असते. याचा एक सोपा मार्ग म्हणजे, या अकाऊंटमधला जो क्लोजिंग बॅलन्स आहे, तो शेवटच्या काहि बिलांच्या बेरजे ईतका असला पाहिजे. तो जर तसा नसेल, तर मग प्रत्येक एंट्री चेक करावी लागेल. यामधे कदाचित असे दिसुन येईल, कि मधल्याच एका बिलाचे पेमेंट आलेले नाही. याच्या अनेक शक्यता असू शकतील, जसे कि ते बिलच पार्टीला मिळालेले नसेल, किंवा ते बिल दुसर्‍याच कुठल्यातरी पार्टीचे असेल. किंवा त्यानी तो माल परत पाठवला असेल आणि त्याची नोंद झाली नसेल, किंवा ते बिल, आधीचे एखादे तितक्याच रकमेचे बिल रद्द करुन, त्याबदली दिलेले असेल.
थोडक्यात, ते अकाऊंट हे सगळे दाखवणार नाही, फ़क्त या शक्यता दाखवु शकेल. आणि तश्या शक्यता ओळखुन, त्याचे निराकरण करणे, हे या अभ्यासाचा मुळ उद्दिष्ठ आहे.
मी वरती एक मुद्दा असा मांडला होता कि आपले व्यवहार जर एखाद्या त्रयस्थ पुराव्याच्या आधारे पडताळता आले, तर फ़ारच छान. यासाठी संबंधित पार्टीकडुन त्यांचे स्टेटमेंट मागवले जाते. त्यांचे स्टेटमेंट आणि आपले लेजर अकाऊंट पडताळुन पाहिले जाते. साधारणपणे ते जे आपल्या स्टेटमेंटमधे क्रेडिटला दाकह्वत असतील ते आपण आपल्या लेजरमधे डेबिटला दाखवत असु. आणि व्हाईस वर्सा.
या प्रत्येक एंट्रीचा पडताळा घेतला जातो. आणि यात दोन्ही बाजुनी ज्या एंट्रीज मॅच होणार नाहीत, त्याचा किस काढला जातो. शेवटी होता होईतो, ते समान पातळीवर आणुन ठेवले जातात.
बॅंक अकाऊंट्स च्या बाबतीत हे फ़ारच काटेकोरपणे करावे लागते. आता तुम्ही म्हणाल बॅंक अकाऊंटमधे न जुळणार्‍या कुठल्या गोश्टी असणार ? तर अश्या बर्‍याच बाबी असतात. तुम्ही जेंव्हा एखादा चेक डिपॉझिट करता, तेंव्हा जर तो चेक बाहेरगावचा असेल तर बॅंक तुम्हला लगेच त्याचे पैसे देत नाही. तसेच तुम्ही एखाद्या व्यक्तीच्या नावे, चेक लिहिला कि तुही त्याची एंट्री करुन मोकळे होता. पण कादाcइत तुम्ही तो चेक अजुन त्या पार्टीला दिलाच नसेल. किंवा त्या पार्टीने तो अजुन त्यांच्या अकाऊंटमधे डिपॉझिट केलाच नसेल तर, तो तुमच्या अकाऊंटमधे येणार कसा ? . तर अश्या दोन्ही बाजुचे चेक तुमच्या बॅंक अकाऊंटमधे आणि तुमच्या बॅंकेच्या स्टेटमेंटमधे दुरावा निर्माण करु शकतात. बॅंकेने डेबिट केलेले काहि चार्जेस, किंवा जमा केलेले व्याज ईत्यादि बाबी पण असा दुरावा निर्माण करु शकतात. या दुराव्याचे निराकरण कार्णे अत्यंत आवश्यक असते. जर तुम्ही तुमच्या बॅलन्सपासुन सुरवात केलीत, त्यामधे तुम्ही दिलेले चेक, जे अजुनहि तुमच्या बॅंकेत डेबिट झालेले नाहीत, ते मिळवलेत आणि जे तुम्ही जमा करुन देखील, बॅंकेने त्याचे क्रेडिट तुम्हाला दिले नसेल, ते वजा केलेत, तर तुम्हाला बॅंकेप्रमाणे बॅलन्स मिळायला हवा.
आता अश्या चेकची जी यादी असेल, त्याचाहि खोलात जाऊन अभ्यास करावा लागतो. म्हणजे एखादा चेक सहा महिन्यापुर्वीचा असेल तर तो रद्द करावा लागतो. तुम्ही डिपॉझिट केलेला चेक जर अजुन बॅंकेत जमा झाला नसेल तर तो गहाळ झाल्याची शक्यता असते.
हे बॅंक रिकन्सिलिएशन स्टेटमेंट आमच्यासाठी अगदी महत्वाचे ठरते. या यादीतले चेक साधारणपणे पुढील कालावधीत बॅंकेत येणे अपेक्षित असते. आणि ते तसे आलेत कि नाही, हेहि बघितले जाते. हे स्टेटमेंट जर वेळच्या वेळी केले तर अनेक संभाव्य गैरव्यवहाराना आळा घालता येतो.
रोख रकमेच्या बाबतीत, मात्र ती रक्कम प्रत्यक्ष मोजणे, गरजेचे असते. साधारणपणे शेवटच्या दिवशीचे व्यवहार संपले, कि कॅशियरला त्याच्या नोंदी पुर्ण करायला लावुन, त्याच्या ताब्यातली रक्कम त्रयस्थाकरवी मोजुन घेतली जाते. बॅंकेत, सुपरमार्केटमधे तर हा प्रकार रोजच केला जातो. ईतर ठिकाणीसुद्धा हे व्हेरिफ़िकेशन नियमित केले जावे, अशी अपेक्षा असते. नोंद आणि प्रत्यक्ष कॅश यामधे तफ़ावत असु नये, आणि असल्यास त्याचा खुलासा करण्याची जबाबदारी कॅशियरची असते.
ऊद्योगाच्या मालकिच्या आॅसेट्सचे देखील नियमित व्हेरिफ़िकेशन व्हावे, अशीहि अपेक्षा असते. यावेळी अगदी टेबल, खुर्च्या, पंखे मोजले जातात. ते मोजल्यावर या वस्तुंवर काहि अनुक्रमांक घातले जातात. असे अनुक्रमांक आपल्याला शाळेपासुन बघायची सवय आहे.
मला वाटते ईथे एक ब्रेक घ्यावा. तुम्हाला आल्याच असतील, तर शंका जरुर विचारा.
|
Dineshvs
| |
| | Thursday, December 22, 2005 - 11:19 am: |
|
|
मध्यंतरी एक्सेल फ़ाईल अपलोड करता येत नव्हत्या. आता मागच्या भागाची फ़ाईल परत अपलोड करुन बघतो.
|
Nalini
| |
| | Thursday, December 22, 2005 - 12:11 pm: |
|
|
नेहमीप्रमाणेच... ज्ञानात आणखी भर.
|
Ninavi
| |
| | Thursday, December 22, 2005 - 1:10 pm: |
|
|
खरंच ज्ञानात भर!!! आणि ती ही इतकी शर्करावेष्टित!! 
|
|
|
Stock